Datenschutz
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser Anwendung ist:
xinjin GmbH, Sterkraderstr. 49–59, 13507 Berlin, Deutschland.
Vertreten durch den Geschäftsführer Yi-Chieh Tang.
E-Mail: [email protected] · Telefon: +49 (0) 30 – 8155070.
Sie können sich unter diesen Kontaktdaten auch mit Datenschutzanliegen an uns wenden.
2. Geltungsbereich und Betrieb
Diese Hinweise betreffen die derzeitige Verwaltungsanwendung xinjin mit Anmeldung, Benutzerverwaltung, Kundenverwaltung, Artikelstammdaten und Lagerübersichten. Der Betrieb erfolgt nach Angaben des Betreibers in Deutschland. Ein Webshop mit Bestellabwicklung, Zahlungsdiensten oder Versanddienstleistern ist derzeit nicht Bestandteil dieser Datenschutzhinweise. Vor Einführung solcher Funktionen werden die Hinweise ergänzt.
3. Benutzerkonten und Berechtigungen
Für Benutzerkonten verarbeiten wir Anzeigenamen, E-Mail-Adressen, zugewiesene Berechtigungen sowie die für Anmeldung und Kontosicherheit erforderlichen Daten, insbesondere Passwortprüfwerte, Sicherheitskennungen und fehlgeschlagene Anmeldeversuche. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Die Daten dienen der Zugangskontrolle, dem Schutz der Anwendung und der Bereitstellung der zugelassenen Funktionen.
Soweit die Nutzung für die Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG. Für andere berechtigte betriebliche Nutzer kommt, je nach Nutzungsverhältnis, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Betracht. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb und im Schutz betrieblicher Daten vor unbefugtem Zugriff.
4. Technischer Betrieb und Fehlerdiagnose
Beim Zugriff wird die IP-Adresse technisch zur Übermittlung der Inhalte verarbeitet. Im Rahmen der eingesetzten Server- und Fehlerprotokollierung können außerdem Zeitpunkt, angeforderte Adresse, technische Browserangaben und Fehlermeldungen verarbeitet werden. Zweck ist die zuverlässige Bereitstellung und Absicherung der Anwendung sowie die Behebung von Störungen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht in der Verfügbarkeit und Sicherheit des Systems.
5. Cookies und Spracheinstellung
Die Anwendung verwendet ein Anmeldecookie zur Wiedererkennung angemeldeter Benutzer und Cookies zum Schutz vor gefälschten Formularanfragen. Ohne „Angemeldet bleiben“ wird das Anmeldecookie als Sitzungscookie gesetzt. Mit dieser Auswahl kann es über das Schließen des Browsers hinaus bestehen; die Anmeldung unterliegt weiterhin ihrer zeitlichen Gültigkeit und den Sicherheitsprüfungen. Beim Abmelden wird das Anmeldecookie entfernt.
Eine ausdrücklich gewählte Sprache wird für bis zu ein Jahr im Browser gespeichert. Sie können die Sprache jederzeit ändern. Die genannten Speicherzugriffe dienen den ausdrücklich angeforderten Anmelde-, Sicherheits- und Sprachfunktionen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf den unter Ziffer 3 und 4 genannten Grundlagen. Cookies können auch über die Browsereinstellungen gelöscht werden; dadurch können Anmeldung und Spracheinstellung verloren gehen.
Die derzeitige Anwendung bindet ihre Schrift-, Komponenten- und Sprachdateien lokal ein. Im geprüften Anwendungsstand sind keine Werbetracker oder Analysewerkzeuge eingebunden.
6. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben und den Inhalt der Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Vertragsbezogene Anfragen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bearbeitet; sonstige Anfragen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
7. Empfänger und Speicherdauer
Zugriff erhalten nur für ihre Aufgaben berechtigte Personen. Soweit technische Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage der erforderlichen Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO. Gesetzlich vorgeschriebene Offenlegungen bleiben vorbehalten. Aus der Auswahl einer Oberflächensprache folgt keine Übermittlung in das betreffende Land.
Kontodaten werden nur so lange vorgehalten, wie sie für die Zugangsverwaltung, Sicherheitszwecke oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Zugänge werden gesperrt; Daten werden gelöscht, sobald ihr Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht oder erforderliche Rechtsverfolgung entgegensteht. Technische Protokolle werden nach Wegfall ihres Diagnose- oder Sicherheitszwecks gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls erforderlich bleiben. Kontaktanfragen werden nach Abschluss und Wegfall weiterer Aufbewahrungsgründe gelöscht.
7a. Kundenverwaltung, Kontakte und Änderungsnachweise
Zur Pflege unserer Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir Kundenkennungen, Namen beziehungsweise Firmenbezeichnungen, Ansprechpartner, Abteilungen und Funktionen, geschäftliche Kontaktangaben, Rechnungs- und Lieferadressen sowie hinterlegte Steuerangaben und Konditionen. Die Daten stammen auch aus bisherigen Geschäftsunterlagen und übernommenen Kundenlisten. Importnachweise erhalten die Herkunft und offene Zuordnungsfragen; bestehende Belege behalten ihre damaligen Angaben.
Soweit personenbezogene Daten zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person benötigt werden, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Grundlage. Für geschäftliche Ansprechpartner anderer Unternehmen und die nachvollziehbare Pflege dieser Beziehungen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO maßgeblich; unser Interesse liegt in verlässlicher geschäftlicher Kommunikation und zutreffenden Stammdaten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO berücksichtigt.
Änderungen werden mit Benutzerkennung, Anzeigename, Zeitpunkt und bisherigen sowie neuen Feldwerten protokolliert. Dies dient der Nachvollziehbarkeit, Fehlerkorrektur und dem Schutz vor unbemerkten Änderungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Bearbeitung und Änderungsprotokolle sind auf berechtigte Administratoren und Manager beschränkt. Vor Datenübernahmen werden geschützte Sicherungen angelegt.
Die erforderliche Aufbewahrung richtet sich nach laufenden Geschäftsbeziehungen, offenen Vorgängen, gesetzlichen Pflichten und noch erforderlichen Nachweisen für Ansprüche. Eine Deaktivierung löscht weder Stammdaten noch Import- oder Änderungsnachweise. Für diese Bestände und die Migrationssicherungen ist derzeit keine automatische Löschroutine eingerichtet. Für Auskunft, Berichtigung, Einschränkung oder Löschung können Sie die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten nutzen.
Kunden werden in der Anwendung nicht gelöscht, sondern mit einem verpflichtenden Kommentar deaktiviert oder gesperrt. Statusänderungen und Kommentare werden mit Bearbeiter und Zeitpunkt im Änderungsprotokoll festgehalten. Bisherige Belege bleiben erhalten. Die Prüfung datenschutzrechtlicher Betroffenenanfragen bleibt hiervon unberührt.
Kunden mit dem hinterlegten Land Deutschland werden von der automatischen USt-ID-Abfrage ausgenommen. Beim Öffnen eines anderen gespeicherten Kunden veranlasst die Anwendung einen qualifizierten Abgleich seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Unser Server übermittelt dazu unsere eigene deutsche USt-ID sowie USt-ID, Firmenname, Ort und die vorhandene Straße und Postleitzahl der eindeutig zugeordneten Sitz- oder Rechnungsadresse des Kunden. Das BZSt gleicht diese Angaben über die zuständige Steuerverwaltung ab. Die technische Verbindung übermittelt außerdem die IP-Adresse unseres Servers. Kontaktpersonen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden nicht mitgesendet. Soweit die Angaben personenbezogen sind, dient der Abgleich unserem berechtigten Interesse an korrekten Geschäftspartner- und Abrechnungsdaten und am Nachweis der erfolgten Prüfung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Gespeichert werden die verwendeten Angaben, die technische BZSt-Antwort einschließlich Abfragekennung und Behördenzeitpunkt, die Einzelergebnisse, der Prüfzeitpunkt und der auslösende angemeldete Benutzer. Neue Prüfnachweise werden nur gespeichert, wenn eine amtliche Antwort die Gültigkeit oder Ungültigkeit der angefragten USt-ID bestätigt. Technische Fehler und nicht ausgeführte Prüfungen erscheinen als aktuelle Meldung, erzeugen aber keinen neuen Prüfnachweis. Bereits vorhandene technische Fehlversuche bleiben unverändert im Altbestand und werden in der Prüfhistorie ausgeblendet. Berechtigte Administratoren und Manager können diese Nachweise am Kunden einsehen und herunterladen. Neue Prüfungen ergänzen die Historie, ohne frühere Nachweise zu überschreiben. Die Anwendung bietet keine automatische Löschung dieser Nachweise; sie bleiben derzeit zusammen mit dem Kundenstamm gespeichert. Erforderlichkeit und anwendbare gesetzliche Aufbewahrungsgründe müssen im betrieblichen Aufbewahrungskonzept regelmäßig überprüft werden. Eine Deaktivierung oder Sperrung des Kunden löscht die Nachweise nicht. Der Abgleich überschreibt keine Kundendaten und ändert den Kundenstatus nicht.
8. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine auf berechtigte Interessen gestützte Verarbeitung können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (www.datenschutz-berlin.de).
Die für ein Benutzerkonto benötigten Angaben sind für dessen Bereitstellung erforderlich. Ohne diese Angaben ist die Nutzung geschützter Funktionen nicht möglich. Die derzeitige Anwendung trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Personen und betreibt kein entsprechendes Profiling.
Stand der Ausgangsinformationen: 13. September 2026. Kundenverwaltung und Änderungsnachweise ergänzt am 30. September 2026.
Ergänzender Adressvergleich (30. September 2026)
Wenn ein berechtigter Nutzer den Adressvergleich öffnet, fragt unser Server die USt-ID und deren Länderkürzel über VIES bei der Europäischen Kommission und der zuständigen Steuerverwaltung ab. Firmenname, Straße und Kontaktdaten werden bei dieser ergänzenden Abfrage nicht mitgesendet; technisch wird die Server-IP übermittelt. Soweit verfügbar, liefert die Behörde den registrierten Namen und die Anschrift zurück. Dies dient auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO der Berichtigung der Geschäftspartnerdaten. Erst eine ausdrückliche Übernahme durch den Nutzer ändert die ausgewählten Stammdaten. Dabei werden Quelle, Behördenantwort, Zeitpunkt, Bearbeiter und bisherige sowie neue Werte im geschützten Änderungsnachweis gespeichert. Die oben genannten Aufbewahrungsgrundsätze gelten entsprechend. Andere Lieferadressen und historische Belege bleiben unverändert. Die Übernahme ersetzt keine neue qualifizierte Prüfung.
Angebotsdokumente und E-Mail-Versand
Angebote enthalten die ausgewählten Kunden-, Rechnungs- und Lieferanschriften, Kontaktdaten sowie Artikel, Chargen, Mengen und vereinbarte Preise. Erzeugte Dokumentversionen werden mit Bearbeiter und Erstellungszeit in der Anwendungsdatenbank und der geschützten serverseitigen Kundenablage gespeichert. Frühere Versionen bleiben erhalten. Bei aktiviertem automatischem Versand wird das PDF-Dokument über den in der Administration konfigurierten E-Mail-Dienst als Anhang an die gespeicherte Kunden-E-Mail-Adresse gesendet. Empfänger, Versandstatus und bestätigter Übergabezeitpunkt werden beim Dokument gespeichert. Eine Übergabebestätigung des Mailservers bestätigt nicht das Lesen oder den Empfang durch den Kunden. Es wird kein zusätzlicher externer Dienst zur Dokumenterstellung eingesetzt. Die vorstehenden Angaben zu Zwecken, Rechtsgrundlagen, Empfängern und Aufbewahrung der Kunden- und Vertragsdaten gelten entsprechend.